Sertifikasyon Kuruluşları Onay Şartları ve Prosedürü
Sertifikasyon Kuruluşları Onay Şartları ve
Prosedürü
01.01.2020
Sürüm.1
MARKA SAHİBİ İzmir Ticaret Borsası, Ulusal Pamuk Konseyi, İstanbul Tekstil ve Hammaddeleri
İhracatçıları Birliği tarafından hazırlanmıştır.
Hazırlayan İzmir Ticaret Borsası, Ulusal Pamuk Konseyi, İstanbul Tekstil ve Hammaddeleri
İhracatçıları Birliği
Adres: Gazi Bulvarı No:2 Konak – İzmir
Tel / Fax 0232 481 1165
Email info@gmofreeturkishcotton.org, info@itb.org.tr; info@upk.org.tr
Websayfası www.gmofreeturkishcotton.org
İÇİNDEKİLER
1. Bu Kılavuzun Amacı
2. İlkeler
3 Kapsam
4. Onay ve İzlem Prosedürü
4.1. Sertifikasyon Kuruluşları İçin Ön şartlar
4.2. Başvuru Prosedürü
4.3. Akreditasyon Kuruluşları İçin Denetim ve Değerlendirme Şartları
4.4. Onay Kararı
4.5. Onaylı Sertifikasyon Kuruluşlarının Yayımlanması ve Şartları
5. Sertifikasyon Kuruluşları İçin Şartlar
5.1. Genel Şartlar
5.1.1. Sorumluluklar
5.1.1.1. Yasal Yapı
5.1.1.2. Sertifikasyon Sözleşmesi
5.1.1.3. Sertifikasyon Kararlarının Sorumluluğu
5.1.1.4. Diğer Sertifikasyon Kuruluşlarının Kararının Kabulü
5.1.2. Personel
5.1.2.1. Genel
5.1.2.2. Kalifikasyon kriterleri ve Sertifikasyon
5.1.2.3. Yeterliliğin Sağlanması ve Sürdürülmesi
5.1.2.4. Personel Ataması
5.1.2.5. Komite Ataması
5.1.2.6. Taşeron (Dış kaynak) Kullanımı
5.1.3. Tarafsızlık ve Objektiflik
5.1.3.1. Kuruluş Yapısı ve Paydaş İlişkisi
5.1.3.2. Tarafsızlık Yönetimi
5.1.3.3 Sorumlulukların Ayrımı
5.1.3.4. Ulaşılabilirlik
5.1.4. Bilgi Erişimi
5.1.4.1. Halka Açık Bilgi
5.1.4.2. Gizlilik
5.1.4.3. Sertifikasyon Referansı ve Sertifikasyon Logosunun Kullanımı (imza)
5.1.5. Kalite Yönetim Sistemi
5.1.5.1. Genel
5.1.5.2. Yönetim Sistemi Kılavuzu
5.1.5.3 Belge Kontrolü
5.1.5.4. Kayıtların Tutulması ve Yönetim
5.1.5.5. İç Denetim ve Yönetimin Gözden Geçirilmesi
5.1.5.6. İtiraz ve Şikâyetler
5.2. GMO FREE TURKISH COTTON Belgelendirilmesi İçin Şartlar
5.2.1. Başvuru Prosedürleri
5.2.1.1. Müteşebbisler İçin Bilgi
5.2.1.2. Başvuru Formu ve Müteşebbis Sorumlulukları
5.2.2. Değerlendirme
5.2.2.1. Kapsam
5.2.2.2. Başvuru Değerlendirilmesi ve Denetim Hazırlığı
5.2.2.3. Denetim Protokolü
5.2.2.4 Yüksek Risk Durumları İçin Özel Şartlar
5.2.2.5. Raporlama
5.2.3. Sertifikasyon Kararı
5.2.3.1 Sorumlulukların Ayrımı
5.2.3.2. Kararın Temeli
5.2.3.3. Sertifikasyon
5.2.3.4. Uygunsuzlukların Yönetimi
5.2.3.5. Sertifikasyon Şartları İstisnaları
5.2.3.6. Sertifikasyon Belgelerinin Düzenlenmesi
5.2.4. Sertifikanın Uzatılması ve Yenilenmesi
5.2.4.1. Değerlendirmenin Sürekliliği
5.2.4.2. Denetim Sıklığı
5.2.4.3. Müteşebbis tarafından yapılan değişikliklerin bildirilmesi
5.2.4.4. Sertifikasyon Şartlarındaki Değişiklikler
5.3. Tekstil Yardımcı Maddelerinin (kimyasal girdiler) Değerlendirilmesi
5.3.1 Başvuru Prosedürleri
5.3.1.1 Müteşebbisler İçin Bilgi
5.4. GMO Free Turkish Cotton Onaylı Sertifikasyon Kuruluşları İçin Özel Şartlar
5.4.1. Yıllık Ücret
5.4.2. Lisans Ücretinin Tahsilatı
5.4.3. Rekabet
5.4.4. Halka Açık Veri tabanı, faaliyet raporları
5.4.5. Diğer Onaylı Sertifikasyon Kuruluşlarıyla İşbirliği
6. Kısaltmalar
7. Tanımlar
1. Bu Kılavuzun Amacı
Bu belge, Sertifikasyon Kuruluşlarının GMO Free Turkish Cotton Standardına göre Sertifikasyon
yapabilmesi ve ilgili kalite kontrol sisteminin uygulanması için onay alma ve sürdürme şartlarını ve
onay ve izleme prosedürlerini belirtir.
2. İlkeler
Tekstil sektöründe bağımsız 3. Taraf denetim ve Sertifikasyon hizmeti veren kuruluşlar MARKA
SAHİBİ’ne GMO Free Turkish Cotton Onaylı Sertifikasyon Kuruluşu olmak üzere onay başvurusunda
bulunabilirler. Bu kuruluşlardan bu belgenin geri kalanında ‘Sertifikasyon Kuruluşları’ olarak
bahsedilecektir.
Bu onay süreci ve Sertifikasyon Kuruluşlarının devamlı olarak izlenmesi için,
• MARKA SAHİBİ, GMO Free Turkish Cotton onay ve gözlem prosedürünü yürütmek amacıyla
bu hizmeti veren akreditasyon kuruluşlarıyla birlikte çalışır.
• MARKA SAHİBİ Türkiye ye ait olan bu standardın akreditasyon işlemlerinin yürütülmesinde
IAF üyesi ve EA ile MLA imzalamış olan bir “AKREDİTASYON KURULUŞU” ile bir anlaşma
imzalar.
• MARKA SAHİBİ akreditasyon işlemlerinin fiili akreditasyon kurumu tarafından
gerçekleştirilmesini kabul eder.
• Bu akreditasyon kuruluşu ulusal ya da uluslararası olarak tanınmalıdır (IAF üyesi gibi); ve
ISO/IEC Kılavuzu 17011: 2004 “Uygunluk değerlendirmesi – Uygunluk Değerlendirme
Kuruluşlarını Akredite Eden Akreditasyon Kuruluşları için Genel Şartlar” prosedürlerine
uymalıdır;
• GMO Free Turkish Cotton kapsamı için akreditasyon sağlamak amacıyla verilen
prosedürleri takip etmelidir.
• Bu kılavuz: Sertifikasyon kuruluşları; ISO/IEC 17065: 2012 “Uygunluk değerlendirmesi –
Ürün, Proses ve Hizmet Sertifikasyonu yapan kuruluşlar için belirlenen şartlara dayanır.
3. Kapsam
Bu kılavuzda belirtilen prosedür ve şartlar yeni başvuru aşamasında olan ve şu anda GMO Free
Turkish Cotton onaylı olan Sertifikasyon kuruluşları için geçerlidir. Başka bir kural belirlenmediği
sürece, onay başvurusu yapacak Sertifikasyon kuruluşları için bu kılavuzun güncel sürümündeki
gerekliliklere uygunluk şartı aranır.
4. Onay ve Gözlem prosedürü
4.1. Sertifikasyon Kuruluşları İçin Ön Şartlar
GMO Free Turkish Cotton Onaylı Sertifikasyon Kuruluşu olarak onaylanmak için başvuruda bulunan
Sertifikasyon Kuruluşları, ISO/IEC 17065: 2012 “Uygunluk değerlendirmesi- Ürün, proses ve hizmet
Sertifikasyonu yapan kuruluşlar için şartlara dayanan uluslararası organik gıda ve tekstil
sektöründe halihazırda akredite olmalıdır.
4.2. Başvuru Prosedürü:
Sertifikasyon Kuruluşu şu kapsamlardan birisine ve her ikisine başvuru yapabilir:
Kapsam 1-Elyaf ve Elyaf Ürünleri Sertifikasyonu: Aşağıdaki konuları kapsar:
• Mekanik tekstil ve imalat işlemlerinin değerlendirilmesi
• Yaş terbiye, bitirme işlemlerinin değerlendirilmesi
• Ticaret işlemlerinin değerlendirilmesi
• Boyar ve tekstil yardımcı kimyasalların değerlendirilmesi.
Not1: Uluslararası organik tekstil standartları için onaylanmış tekstil boyar ve yardımcı
kimyasalların kullanımına izin verilir. (ZDHC and / or GOTS Approved Materials List).
Not2: GMO Free Turkish Cotton Standardına göre tekstil boyar ve yardımcı
kimyasallara onay belgesi düzenlemez.
Kapsam 2-Pamuk Çekirdeği ve Yan Ürünleri: Pamuk yağı, küspesi, pamuk tohumu, linter
1. Başvuru yapmak isteyen Sertifikasyon Kuruluşları için onay başvuruları e-mail yoluyla
(info@gmofreeturkishcotton.org ), linkteki başvuru formu kullanarak yapılır.
2. Başvuru yalnızca aşağıdaki bilgi / belgelerin gönderilmesiyle değerlendirmeye alınacaktır:
a) Yasal isim, durum, adres ve başvuranın yasal temsilcisi
b) Başvuranın bütün ofis ve temsilciliklerinin listesi
c) Başvuranın GMO Free Turkish Cotton akreditasyonu istediği kapsam(lar):
d) Başvuranın akreditasyon sertifika (lar)ının bir kopyası ve ISO 17065 akredite
kapsamlarının bir listesi
e) MARKA SAHİBİ’nin başvuruyu kabulünü müteakip Akreditasyon kuruluşuna yapılan
başvuru.
f) Başvuru sahibi Sertifikasyon Kuruluşunun GMO Free Turkish Cotton standardına ve bu
kılavuzun bütün gerekliliklerine uyacağına ve onaylandığı takdirde MARKA SAHİBİ’nin
‘Sertifikasyon Kuruluşu Sözleşmesini imzalayacağına dair beyanı
g) Belirlediği personelin her birinin CVsi de dâhil olmak üzere ilgili profesyonel kalifikasyon
ve deneyimlerine ait kanıtlar, yaptığı denetimlerin ve almış olduğu eğitimlerin listesi.
Tekstil kapsamı için tekstil, gıdayı ilgilendiren kapsamda tarım ve/veya gıda konularına ait
denetim ve eğitimlerin listesi.
3. Başvurulara iadesi mümkün olmayan işlem ücreti + KDV eşliğinde yapılmalıdır.
İşlem Ücreti MARKA SAHİBİ’nin belirleyeceği banka hesabına yatırılmalıdır.
4. MARKA SAHİBİ tarafından başvurunun kabulünden sonra, Sertifikasyon Kuruluşu AKREDİTASYON
KURULUŞU’na kapsamla ilgili başvurusunu yapmalıdır. Başvuranlar (iadesi mümkün olmayan) işlem
ücreti + KDV ödemesini (“Başvuru Ücreti”) MARKA SAHİBİ’nin belirleyeceği banka hesabına
yatırmalıdır. Bu ücret, AKREDİTASYON KURULUŞU ve Sertifikasyon kuruluşu arasında bir
akreditasyon sözleşmesinin sonuçlanması üzerine ödenmelidir.
4.3. Akreditasyon Kuruluşları İçin Denetim ve Değerlendirme Şartları
Akreditasyon Kuruluşları ISO/IEC El Kılavuzu 17011: 2017 “Uygunluk değerlendirmesi — uygunluk
değerlendirmesi yapan kuruluşları akredite eden akreditasyon kuruluşları için genel şartlar”
prosedürlerine uygunluk göstermeli ve bu kılavuzda belirtilen GMO Free Turkish Cotton onay ve
gözlem prosedürünü takip etmeyi kabul etmelidir.
MARKA SAHİBİ atanan akreditasyon kuruluşunun ilgili akreditasyon ve gözetim prosedürüne en
azından aşağıdaki denetim ve değerlendirme noktalarını dâhil etmesini zorunlu kılar:
a) Başvuru sahibi Sertifikasyon Kuruluşunun merkez ofisine akreditasyon denetimi
b) Başvuru sahibi Sertifikasyon Kuruluşu için GMO Free Turkish Cotton ürünü elyaf kullanan
tekstil işletmelerinden kritik olarak değerlendirilen bir işletmede gerçekleştirilen bir şahit
denetim. Pamuk Çekirdeği ve Yan Ürünleri kapsamında akreditasyonu olması durumunda
ilgili ürünlere ait işletmelerden kritik olarak değerlendirilen bir işletmede gerçekleştirilen
bir şahit denetim.
c) Onaylı GMO Free Turkish Cotton Sertifikasyon Kuruluşlarının, her iki yılda bir GMO Free
Turkish Cotton Sertifikasyonu yürüten ofislerine en az bir akreditasyon denetiminin
gerçekleştirilmesi. Uygunluğun izlenmesi amacıyla akreditasyonu müteakip her iki senede
bir en az bir şahit ya da inceleme (saha denetiminin yerinde kontrolü)1 denetiminin
yürütülmesi.
d) En az 5 müteşebbis dosyası ya da Sertifikasyon Kuruluşu tarafından sözleşmesi yapılmış
müteşebbis dosyalarının % 1,5 (hangisi daha fazlaysa) her akreditasyon denetiminde
kontrol edilmesi.
e) Islak tekstil işlemleri kapsamında yer alan tekstil kimyasallarının değerlendirilmesi ile
ilgili olarak Sertifikasyon Kuruluşunun yürüttüğü prosedür, personel ve yapılan
değerlendirmelerin her akreditasyon denetiminde kontrol edilmesi.
f) AKREDİTASYON KURULUŞU’nun her akreditasyon denetimi öncesinde MARKA SAHİBİ’ni
bilgilendirmesi.
g) AKREDİTASYON KURULUŞU’nun akreditasyon prosedürleri gereği çevre ve sosyal
denetimlerden sorumlu bir personelinin MARKA SAHİBİ’ ne bildirilmesi.
h) AKREDİTASYON KURULUŞU’nun alınan her akreditasyon kararında MARKA SAHİBİ’ni
bilgilendirmesi.
Not: MARKA SAHİBİ’nin Sertifikasyon Kuruluşunun her kaydını inceleme ve Akreditasyon
Kuruluşu denetimlerine katılma hakkı mahfuzdur.
4.4. Onay Kararı
AKREDİTASYON KURULUŞU, bu prosedür ve şartlarına dayanan (‘GMO Free Turkish Cotton
akreditasyonu’), başvurulan kapsam(lar) dâhilinde (bkz:4.2.2.c) Sertifikasyon Kuruluşuna
akreditasyonun verilip verilmeyeceğine karar verir.
Akreditasyon Kuruluşu başvurulan kapsamların yalnızca birine ya da daha fazlasına akreditasyon
vermeye karar verebilir veya başvurulan kapsamlara akreditasyon vermeyi reddedebilir.
MARKA SAHİBİ ve Sertifikasyon Kuruluşu arasındaki sözleşmenin imzalanabilmesi için
akreditasyonun sonuçlandırılması bir ön koşuldur.
Sertifikasyon Kuruluşu Sözleşmesi’nin imzalanmasının ardından Sertifikasyon kuruluşu Onaylı
Kuruluş olarak hareket etme ve ilgili GMO Free Turkish Cotton Sertifikasyonunu gerçekleştirme
hakkına sahip olur. Onaylanan Sertifikasyon kuruluşları, ISO/IEC 17065 ve ‘GMO Free Turkish
Cotton akreditasyonuna her zaman uygunluk gösteren en az bir standart için akredite olmalıdır.
MARKA SAHİBİ sözleşmeyi askıya alma ya da feshetme, ‘Sertifikasyon Kuruluşu Sözleşmesi’nde
bahsedilen onaylı kapsamı sınırlandırma ve olası problemlerin incelenmesi için akreditasyon
kuruluşuna bilgi verme hakkını elinde tutar.
4.5. Onaylı Sertifikasyon Kuruluşlarının Yayımlanması ve Koşulları
GMO Free Turkish Cotton Sertifikasyon Kuruluşları ve onaylı kapsam(lar) GMO Free Turkish Cotton
internet sitesinde yayımlanacaktır. Bunun yanında, bu kılavuzun herhangi bir maddesinin ihlali
halinde ve/ya uygulanabilir olduğu hallerde MARKA SAHİBİ tarafından akreditasyon kuruluşuna
bildirmeyi sağlamak amacıyla GMO Free Turkish Cotton internet sitesinde yayımlanacaktır.
2 Şahit ve inceleme denetimleri akreditasyon kuruluşlarının özellikli denetim araçlarıdır. Şahit denetimde akreditasyon kuruluşu
denetmene/denetim ekibine saha denetiminde eşlik eder ve performans değerlendirir. İnceleme denetimindeyse akreditasyon
kuruluşu denetlenmiş/sertifikalandırılmış müteşebbisi, bir önceki denetim raporuyla beraber performansı ölçülecek bir denetmen
ya da denetim ekibi olmaksızın veya sadece izlemek kaydıyla bulunarak denetler.
5. Sertifikasyon Kuruluşları İçin Şartlar
5.1. Genel Şartlar
5.1.1. Sorumluluklar
5.1.1.1. Yasal Yapı
Sertifikasyon Kuruluşunun yapısı Sertifikasyon işlemlerinde güven vermelidir. Sertifikasyon
Kuruluşu özellikle;
a) Yasal kuruluş olduğunu onaylar belge,
b) Sertifikasyona ilişkin hak ve sorumluluklarını belgelendirmeli ve
c) Muhasebe dâhil olmak üzere Sertifikasyon kuruluşunun işleyişinin sorumluluğunu elinde
tutan yönetimi (kuruluş, grup, kişi) tanımlamalı
5.1.1.2. Sertifikasyon Sözleşmesi
Sertifikasyon Kuruluşu Sertifikasyon servisini müteşebbisler tarafından imzalanmış yasal olarak
geçerli bir sözleşmeye (kontrat) göre sağlamalıdır. Sözleşmede en az:
a) Belgelendirilmiş girdilerden üretim yapan müteşebbislerin hak ve görevlerinin bir
tanımıyla beraber GMO Free Turkish Cotton Standardı, Etiketleme ve Lisans Kılavuzu ve
MARKA SAHİBİ tarafından belirlenmiş veya belirlenecek GMO Free Turkish Cotton
Sertifikasyon programlarının diğer şartları;
b) Sertifikasyon Kuruluşuna ve Akreditasyon Kuruluşuna, varsa GMO Free Turkish Cotton
kapsamında olmayan ürünlerinin işlendiği, depolandığı veya yönetildiği birimler dâhil
denetlenen tesislerin tüm birimlerine ulaşma ve finansal kayıtlar da dâhil olmak üzere tüm
ilgili belgeler ve kayıtlara erişim hakkını sağlar
c) Müteşebbis organik üretim kuralları ile ilgili herhangi bir konuda kasıtlı veya kasıtsız
olarak uygunsuzluğa neden olması durumunda söz konusu üretim kurallarını gerektirdiği
yaptırımları kabul eder. Sertifikasyonun askıya alınması, geri alınması ya da sona ermesi
üzerine, müteşebbis sertifikasyona atıfta bulunan tüm reklam malzemelerinin kullanımını
bırakır ve sertifikasyon planında gereken eylemi yapar (yani sertifikasyon belgelerini iade
eder) ve gereken diğer önlemleri alır;
d) Müteşebbis, sertifika gereksinimlerine uyma ile ilgili olarak yapılan tüm şikâyetlerin bir
kaydını tutar ve talep edildiğinde Sertifikasyon Kuruluşu ve MARKA SAHİBİ için bu kayıtları
hazır bulundurur ve
-Bu tür şikâyetlerin ve ürünlerde bulunan eksikliklerin Sertifikasyon gerekliliklerine
uyumunu etkileyen uygun önlemlerini alır,
-Önleyici faaliyetleri kayıt altına alır
e) Müteşebbis Sertifikasyon şartlarına uygunluğunu etkileyebilecek herhangi bir değişiklik
yapılması durumunda, söz konusu değişikliği gecikmeden Sertifikasyon kuruluşuna bildirir
f) Müteşebbis, süregelen değerlendirmenin bir parçası olarak, denetimini yapan
Sertifikasyon Kuruluşunun diğer Onaylanmış Sertifikasyon Kuruluşları, MARKA SAHİBİ,
Akreditasyon Kuruluşu ve ilgili olabilecek diğer yasal kurum ve kuruluşlarla ürünlerin
Sertifikasyon işlemlerini doğrulaması ve bilgi alışverişinde bulunmasına izin verir.
g) Müteşebbis aynı anda başka bir Sertifikasyon kuruluşu ile GMO Free Turkish Cotton’a ait
kapsamlarda çalışmayacağını beyan eder.2
;
3 Ürünleri tedarik zincirinde taşeron olarak işleyen işletmelerin GMO FREE TURKISH COTTON standardına göre bireysel olarak ayrıca
belgelendirilmesi zorunluluğu yoktur. (ara işlemler ya da imalat alanında). Bu gibi işletmeler belgelendirilmiş müteşebbisler tarafından
taşeron olarak alınabilir ve benzer şekilde farklı Sertifikasyon Kuruluşları tarafından denetlenebilir. Taşeron kuruluşlar asıl müteşebbisin
uygunluk sertifikasında yer alabilir.
5.1.1.3. Sertifikasyon Kararlarının Sorumluluğu
Sertifikasyon Kuruluşu belgeyi verme, sürdürme, uzatma, askıya alma ve geri çekme için karar
merciidir.
5.1.1.4. Diğer Sertifikasyon Kuruluşlarının Kararının Kabulü
Sertifikasyon Kuruluşu, alacağı Sertifikasyon kararlarında kullanması gerektiğinde diğer,
Sertifikasyon kuruluşları tarafından GMO Free Turkish Cotton’a uygun olarak verilen belgeleri kabul
edecektir.
Ayrıca, Sertifikasyon Kuruluşu GMO Free Turkish Cotton hükümlerine uygun olarak diğer
Sertifikasyon kuruluşlarının düzenlediği belgeler ve tahlil laboratuvarları tarafından düzenlenmiş
olan tahlil raporlarını da kabul edecektir (nokta 2.1, 4.2).
5.1.2. Personel
5.1.2.1. Genel
a) Sertifikasyon Kuruluşu Sertifikasyon faaliyetlerini ve sistemini yürütebilecek yetkinliğe sahip olan
yeterli eleman çalıştıracaktır.
b) Sertifikasyon Kuruluşu, Sertifikasyon işlemlerine yönelik tayin ettiği personelin Sertifikasyon
kapsamındaki işletmelerin faaliyetlerine yönelik yeterli bilgi, eğitim ve deneyim sahibi olduğunu
garantiye alacaktır.
c) Sertifikasyon Kuruluşu istihdam ettiği kişilere ilişkin güncel kayıtları tutacaktır. Kayıtlara
aşağıdakiler de dâhil olacaktır:
– isim ve adres;
– görevlendirmeler
– eğitim ve iş yeterlilik durumu
– deneyim ve eğitim (yapılan denetimlerin ve aldığı eğitimlerin güncel listesi)
– yeterlilik değerlendirmesi
– periyodik performans değerlendirmesi (özellikle bu kapsamda yeni görev alan
denetmenler için tecrübeli denetmen gözetiminde en az 4 denetime eşlik etmesi)
– Sertifikasyon kuruluşu içindeki yetkiler
– kayıtların en son güncelleme tarihleri
5.1.2.2. Kalifikasyon Kriterleri ve Sertifikasyon
a) Sertifikasyon Kuruluşu GMO Free Turkish Cotton standardı uygulamalarında
yetkilendirilmesi beklenen çalışanları için minimum yeterlilik kriterlerini tanımlayacaktır.
Kriter düzenlenen belge kapsamına ilişkin minimum eğitim, teknik bilgi ve iş deneyimini
tanımlayacaktır.
b) Sertifikasyon Kuruluşu Sertifikasyon işlemlerinde görev alan çalışanlarını resmi olarak
yetkilendirecektir.
c) Sertifikasyon Kuruluşunda GMO Free Turkish Cotton sertifikalandırma kararı alabilmek
için görev alan çalışanlardan en az bir kişinin yeterliliği şöyle olmalıdır.
1-Tekstil ürünleriyle ilgili denetimler için:
• Tekstil mühendisi
• Tekstil alanında 3 yıllık pratik saha deneyimi
• Benzer uluslararası programlarda denetmen/sertifiker olarak halen görev
alması
• Kalite Yönetim Sistemleri konusunda deneyimi ve tekstil işletmelerinde
yürütülen sertifikasyon programlarında 2 yıllık görev aldığına dair kanıtlarının
(SGK) olması.
Sertifikasyon kuruluşu personelinin (denetmen ve/veya sertifiker) ülkesel tekstil endüstrisi ile ilgili
mevzuata (çevre ve sosyal) hâkim olması gerekir. Tekstil işletmelerinde GMO Free Turkish Cotton
teknik, sosyal ve çevre kriterlerinin denetimi için atanmış personel (denetmen / sertifiker)
uluslararası tanınmış teknik, sosyal, çevre standartlarında eğitim sahibi ve/veya benzer
sürdürülebilir standartlardan birinde denetmen / sertifikerlik konusunda yetkinlik sahibi olmalıdır.3
2-Pamuk çekirdeği ve yan ürünleri konusunda
Pamuk Çekirdeği ve yan ürünleri kapsamı için onaylanmış Sertifikasyon kuruluşları Organik Tarım
Kontrolörü / sertifiker vasfını taşıyan Bakanlıkça onaylanmış ve aktif çalışan denetmenler ve
sertifikerler görevlendirecektir.
• Ziraat Mühendisliği veya Gıda Mühendisliği diploması
• Denetmen / Sertifikerlerin uluslararası organik tarım yönetmeliklerinden en
azından bir tanesinde 3 yıllık deneyim sahibi olması.
• Deneyim yanında halen denetim kuruluşunda aktif olarak organik tarım
denetmenlik / sertifikerlik görevini devam ettiriyor olması gerekir ve/veya
• Gıda işletmelerinde 3 yıllık üretime yönelik saha deneyimi ve Kalite Yönetim
Sistemleri konusunda deneyimi olması ve bakanlıkça verilen denetmenlik /
sertifikerlik yetkisi
• İşletmede yürütülen Sertifikasyon programlarında 2 yıllık görev aldığına dair
kanıtların olması (SGK ve organik sertifikasyona hazırlık amacıyla yürütülen
danışmanlık çalışmaları) ve bakanlıkça verilen denetmenlik / sertifikerlik
yetkisi.
Sertifikasyon Kuruluşu atamış olduğu personelin sorumluluklarını belirlediği Görev Tanımları,
atama yazıları, verilen eğitimler vb güncel belgeleri saklamalıdır.
4 MARKA SAHİBİ, denetmenler ve Sertifikasyon personeli için gerek duyulan konularda eğitimler düzenlemeyi planlar. Planlanan
eğitimlerle ilgili konular ve diğer bilgiler Sertifikasyon kuruluşlarına duyurulacak olup, Sertifikasyon kuruluşunun standarda ait
akreditasyonunun devamlılığı için önem taşır. Bu nedenle düzenlenecek olan eğitim çalışmalarına katılım zorunludur
5.1.2.3. Yeterliliğin Sağlanması ve Sürdürülmesi
Sertifikasyon Kuruluşu’nun atamış olduğu personelin (örn. Denetmen / Sertifiker / Komite ve
üyeleri ve diğer ilgili destek personelin) yürütmüş olduğu değerlendirme ve Sertifikasyon
süreçlerinin etkin ve muntazam bir şekilde yerine getirilebilmesi için ilgili faaliyet alanlarında
güncel teknik bilgiye sahip olduğundan emin olacaktır.
Sertifikasyon kuruluşu özellikle;
a) Eğitim ihtiyaçlarını belirlemek amacıyla standardın uygulanmasıyla ilgili idari ve destek
personelin yıllık yeterlilik değerlendirmesini yapmalı ve belirlenmiş aralıklarla gölge
denetimleri yaparak denetmenlerin yeterliliklerini değerlendirmelidir. Standardın
uygulanmasıyla ilgili personelin yıllık performans değerlendirme raporları hazırlanmalıdır.
b) Yeni personelin yeterliliğe sahip olduğundan emin olacaktır. Yeni denetmenler GMO
Free Turkish Cotton Sertifikasyonu için saha denetimine çıkmadan önce yeterlilik eğitimi
almalıdır ve kalifiye olmuş personel gözetiminde GMO Free Turkish Cotton Sertifikasyon
saha denetimlerine katılarak deneyim kazandırmalıdır. Müteşebbis sayısı ve coğrafi yapıya
bağlı olarak en az dört denetime eşlik ettirmelidir. Yürütülen genel eğitim ve eşlik edilen
denetimlerde atama yapılacak olan akreditasyon kapsamlarını değerlendirmiş olmalıdır.
Not: Sertifikasyon Kuruluşları, işe alım sürecinde denetmenleri değerlendirirken iyi
denetmenlerin kalifikasyon ve davranışına dair kılavuz için ISO/IEC 17021 Ek D’ye
başvurabilir;
c) Sertifikasyon kapsamı gereklilikleri çerçevesinde, Sertifikasyon işlemleri, sistemi,
faaliyetleri ve diğer Sertifikasyon kapsam şartlarını sağlamalıdır;
d) MARKA SAHİBİ tarafından verilen GMO Free Turkish Cotton eğitim sistemine (örn.
kurslar, seminerler) katılmalıdır;
e) Atanan personelin; GMO Free Turkish Cotton internet sitesinde yayınlanacak olan
duyurular, prosedür ve talimatlar, yaptırım uygulanan müteşebbisler ve programla ilgili
diğer duyurular, sorular ve cevaplar vb. konulara ulaşımı sağlanmalıdır.
5.1.2.4. Personel Ataması
Sertifikasyon Kuruluşu komite üyeleri de dâhil olmak üzere Sertifikasyon işlemlerine dâhil olan
personel:
a) Sertifikasyon Kuruluşunun politika ve prosedürlerini takip edecektir;
b) Olması durumunda Sertifikasyon işlemlerinin yürütüleceği müteşebbis ile olan ticari ve
diğer ilişkisini deklare edecektir.
5.1.2.5. Komite Ataması
Sertifikasyon Kuruluşu, 5.1.2.1 ve 5.1.2.2 şartlarına dayanarak, Sertifikasyon sürecinin takip
edilmesine yönelik herhangi bir komitenin tayin edilmesi ve yürütülmesi için resmi kural ve
yapılara sahip olacaktır.
5.1.2.6. Taşeron (Dış kaynak) Kullanımı
Bir Sertifikasyon kuruluşu Sertifikasyon ile alakalı bir işlemi (örn. denetim) bir dış taşerona
yaptırmaya karar verdiğinde, gizlilik ve ilgi çelişkisinin de dâhil olduğu, anlaşılan noktaları kapsayan
yasal olarak bağlayıcı olan bir sözleşme yapacaktır. Sertifikasyon kuruluşu;
a) Taşerona verilen işin sorumluluğunu alacak;
b) Belgelendirilmesi yapılacak müteşebbis ile sözleşmeyi doğrudan yapacak (bkz: 5.1.1.2)
ve sertifika verme, sürdürme, yenileme, uzatma ya da geri çekme için verilecek nihai kararı
verecektir. Sertifikasyonda alınacak kararların yetkisini devretmeyecektir.
c) Taşeron kuruluşun:
– Taşeron işi gerçekleştirebilecek yetkinliğe sahip olduğundan,
– Çalıştırdığı personelin doğrudan veya dolaylı olarak (başka bir işveren vasıtasıyla)
tarafsızlık kuralını ihlal edici herhangi bir işlem ya da ürün belgelendirilmesine dahlinin
olmaması için belirlenmiş olan mekanizmaya uygun hareket ettiğinden,
-Sertifikasyon kuruluşu tarafından tanımlanan politika ve prosedürlere bağlı olduğundan
emin olacaktır;
d) Taşeron işlem için anlaşılan kuruluşların performansını izleyecektir;
e) Dış kuruluşun taşeron işle ilgili sağladığı bütün iletişimi inceleyerek yapılan işin
doğruluğundan emin olacaktır;
f) Herhangi bir kontrat maddesi ya da taşeron işlemle ilgili herhangi bir şart ihlalinin
farkına varması durumunda düzeltici faaliyetler uygulayacaktır;
g) Dış kaynak faaliyetleriyle taşeron olarak verilen işlemlere müteşebbise itiraz hakkı
vermek için, müteşebbisi önceden bilgilendirecektir;
h) Taşeron kuruluş ve işlemin türü ile ilgili olarak çalışma başlatılmadan önce MARKA
SAHİBİ’ne bilgi verilecek ve onay talep edilecektir. MARKA SAHİBİ’nin onayından sonra
Akreditasyon Kuruluşuna bilgi verilecektir.
5.1.3. Tarafsızlık ve Objektiflik
Objektifliğin varlığı:
Not 1: Objektiflik, taraflar arasında çıkar çatışmalarının olmaması veya kuruluşun
faaliyetlerini olumsuz olarak etkilemeyecek bir şekilde çözümlendiği anlamına gelir.
Not 2 – Tarafsızlığın esasının aksettirilmesinde faydalı olan diğer terimler; bağımsızlık, çıkar
çatışmalarından uzak olma, yanlılıktan uzak olma, önyargılardan uzak olma, tarafsız olma,
adil olma, açık fikirlilik, iltimas yapmama, önyargısız olma ve dengenin korunmasıdır.
5.1.3.1. Kuruluş Yapısı ve Paydaş İlişkisi
Sertifikasyon Kuruluşu tarafsız olacaktır; tarafsızlığını bozacak şekilde, belgelendirdiği
işletmelerden sadece bir tanesine maddi olarak bağımlı olmayacaktır. Özellikle, Sertifikasyon
kuruluşu tarafsızlığını korumak için:
a) Sertifikasyon kuruluşu faaliyetleriyle ilgili olarak tarafsızlığını koruyacak hükümler
tanımlamalıdır ve
b) İlgili bütün tarafların çıkarlarını dengeleyecek ve ticari ve diğer çıkarların kararları
etkilemesini önleyecek şekilde katılımını sağlamalıdır.
5.1.3.2. Tarafsızlık Yönetimi
Sertifikasyon kuruluşu ilişkilerinden kaynaklanan herhangi bir ilgi çelişki de dâhil olmak üzere
Sertifikasyon hükümlerinin yol açtığı ilgi çelişkisi durumlarını tanımlayacak, analiz edecek ve
belgelendirecektir. İlgi çelişkisi riskini minimuma indirmek ya da önüne geçmek için kural ve
prosedürler yürürlükte olacaktır. Özellikle, Sertifikasyon kuruluşu;
a) Personel, komite ve yönetim kurulu üyelerinin sertifikalandırılacak bir işletmeyle daha
önceden var olan bir ilişkisi varsa, bunu deklare etmesini talep edecektir. Bu gibi bir
ilişkinin tarafsızlığı tehdit ettiği durumlarda, Sertifikasyon Kuruluşu ilgili kişiyi, bahsi geçen
potansiyel ilgi çelişkisine bağlı olarak Sertifikasyon işlemlerine bağlı yürütülen işler,
tartışmalar ve karar alma faaliyetlerinin dışında tutacaktır;
b) Alınan kararların ticari, finansal ve/veya diğer dâhili ve harici çıkarlar tarafından
etkilenmediğinden emin olmak adına, Sertifikasyon faaliyetlerine dâhil olan komitelerin
atanması ve çalıştırılması için gerekli olan kuralları tanımlayarak takip etmelidir.
5.1.3.3. Sorumlulukların Ayrımı
Sertifikasyon kuruluşu, Sertifikasyon işlem ve kararlarında tarafsızlık, objektiflik ya da gizliliğinden
ödün veren ürün ya da servis sağlamayacaktır. Sertifikasyon kuruluşu Sertifikasyona ek olarak
başka faaliyetlerde de bulunuyorsa; Sertifikasyonun gizlilik, objektiflik ve tarafsızlığının söz konusu
diğer faaliyetlerden etkilenmediğinden emin olmak için ilave önlemler alacaktır. Özellikle,
Sertifikasyon kuruluşu;
a) Belgelendirdiği ürünlerin türünde üretim ya da tedarik yapmayacak,
b) GMO Free Turkish Cotton Sertifikasyonuna mani olacak durumlar ile ilgili olarak (örn.
Sertifikasyon sürecinde karşılaşılan uygunsuzluklar) sorunların çözülmesine yönelik
müteşebbise tavsiye ya da danışmanlık hizmeti vermeyecektir.
GMO Free Turkish Cotton’un kalite güvence sistemine yönelik açıklamalar tavsiye ya da
danışmanlık olarak değerlendirilmez, bilgilendirmeler müteşebbislerin geneline yönelik bir şekilde
ayrımcılık yapılmadan sağlandığı sürece verilebilir.
5.1.3.4. Erişilebilirlik
Sertifikasyon Kuruluşu; üretim faaliyetleri verilen servislerle ilgili olduğu sürece bütün başvuru
sahiplerine, tedarik ettiği servisleri eşit olarak erişilebilir kılacaktır.
Ayrımcılık yapmayan politika ve prosedürlere göre çalışarak uygunsuz olan finansal (örn.
ücretlendirme yapısına yönelik) ya da aykırı diğer durumların (başvuru sahibinin tesislerinin
büyüklüğü ya da herhangi bir kuruluşun üyesi olması durumu gibi) uygulanmadığından emin
olmalıdır. Sertifikasyon kuruluşu bütün tedarik zinciri, zincirin parçaları ya da tek bir işlem olmasına
bakmaksızın GMO Free Turkish Cotton denetim atamalarını kabul edecektir.
5.1.4. Bilgi Erişimi
5.1.4.1. Halka Açık Bilgi
Sertifikasyon kuruluşu, Sertifikasyonun bütünlük ve güvenilirliğini desteklemek adına bilgi erişimi
sağlayacaktır.
Sertifikasyon kuruluşu talep edilmesi durumunda aşağıdakileri sağlayacaktır (belgelendirilmiş
yayınlar, elektronik medya ya da diğer yollarla):
a) GMO Free Turkish Cotton ve onun referans belgeleri (GMO Free Turkish Cotton,
Etiketleme ve Lisans Kılavuzu) ve MARKA SAHİBİ tarafından sağlanan GMO Free Turkish
Cotton Sertifikasyon programının diğer hükümleri (bu belgeler için Sertifikasyon kuruluşu
GMO Free Turkish Cotton internet sitesine yönlendirebilir);
b) GMO Free Turkish Cotton Sertifikasyonunda kullanılacak olan prosedürler hakkında
referans bilgi;
c) Sertifikasyonun uzatılmasıyla ilgili başvurulacak prosedürler hakkında bilgi;
d) Sertifikasyon şartlarına uygunsuzluk tespit edildiğinde başvurulacak prosedür ve
yaptırımlar hakkında bilgi;
e) Sağlanan hizmetler için ücretlendirme yapısı;
f) Şartlar ve kısıtlamalar dâhil olmak üzere müteşebbislerin hak ve sorumluluklarının tanımlanması;
g) Genel şikâyetleri ve Sertifikasyon kararlarına yapılan itirazların yönetim prosedürleri
hakkında bilgi.
5.1.4.2. Gizlilik
Bilgilere erişimin güvenliğini yönetebilmek adına, Sertifikasyon Kuruluşunun komiteleri, çalışanları
ve ilgili dış kuruluşları da dâhil olmak üzere kuruluşun bütün kademelerindeki personel tarafından
Sertifikasyon faaliyetleri boyunca elde edilen bilgilerin gizliliğini korumak için gerekli düzenlemeleri
yapacaktır. Hazırlıklar;
a) Müteşebbisin mülki bilgilerini kötüye kullanım ve yetkisiz paylaşıma karşı koruyacaktır;
b) Sertifikasyon kuruluşuna bilginin orijinalliğini onaylamak adına diğer Sertifikasyon
kuruluşları, akreditasyon kuruluşları ve MARKA SAHİBİ ile bilgi paylaşma hakkı verecektir.
5.1.4.3. Sertifikasyon Referansı ve Sertifikasyon Logosunun Kullanımı (Marka)
GMO Free Turkish Cotton Etiketleme ve Lisans Kılavuzu hükümleriyle paralel olarak, Sertifikasyon
kuruluşu;
a) Sertifikalandırılan müteşebbislerin düzenlenen belge, lisans ve logoların kullanım hakkı
ve kullanım şekli üzerinde kontrol sahibi olmalıdır;
b) Önceden belgelendirilmiş müteşebbislerin GMO Free Turkish Cotton logo ve etiket
kullanımını incelemeli ve onaylamalıdır; Sertifikasyon kuruluşundan özellikle:
– Uygun bir GMO Free Turkish Cotton logo ve etiket onayı prosedürüne sahip
olması
– En az her farklı tasarım, ürün grubu ve üreticiye özel olarak etiket kullanım onayı
sağlaması
– Başvurulan etiketlemede ürünü satın alan müteşebbislerin lisans numarasının
kullanılması durumlarına karşın sertifikalandırılan müteşebbisin müteşebbislerinin
geçerli bir kapsam sertifikası olduğundan kesinlikle emin olması
– Sertifikalandırılan müteşebbisin, belgelendirilmemiş müşterilerine ürün üzerinde
GMO Free Turkish Cotton etiketi kullanımıyla ilgili lisans şartlarını
bilgilendirdiğinden emin olması (belgelendirilmemiş müteşebbis işleyici, imalatçı ya
da B2B tüccarıysa kısım 5.1’e göre ve perakendeciyse kısım 5.2’ye göre)
c) Bir müteşebbisten belgelendirilmiş müteşebbislerin kullanmasını onayladığı sertifika ve
logoların kullanımına devam etmemesini talep edebilmesi;
d) Sertifikasyon sistemi, sertifikalar ve belgelendirilmiş müteşebbislerin kullanmasını
onayladığı GMO Free Turkish Cotton logo ve etiketlere yapılan yanlış ya da eksik
referansları önlemek için uygun faaliyetlerde ve yaptırımlarda bulunması beklenmektedir.
5.1.5. Kalite Yönetim Sistemi
5.1.5.1. Genel
a. Sertifikasyon kuruluşu, GMO Free Turkish Cotton Sertifikasyonu yapabilme kabiliyetine
güven sağlamak amacıyla bu şartların ilgili hükümleriyle paralel bir kalite yönetim sistemi
oluşturacak, belgeleyecek ve uygulayacaktır. Kalite yönetim sistemi etkin ve yapılan işin
türü, kapsamı ve hacmine uygun olacaktır.
b. Yönetim, kalite yönetim sisteminin kuruluşun bütün kademelerinde anlaşıldığı,
uygulandığı ve sürdürüldüğünden emin olacaktır.
5.1.5.2. Yönetim Sistemi Kılavuzu
a) Sertifikasyon kuruluşu, yeknesak ve tutarlı bir değerlendirme yürütmek amacıyla,
uygulanacak olan prosedürleri bir kılavuz ile ya da ilgili dokümanlarla oluşturacak ve
değerlendirmelerinde kullanacaktır.
b) Kılavuz ve ilgili dokümanlar, yürütülen Sertifikasyon işinde görev alan personel sayısı,
işin türü, kapsamı ve hacmine bağlı olarak şunları göz önünde bulundurur:
• Yönetimin ve diğer Sertifikasyon personelinin ve her bir komitenin görevleri,
sorumlulukları ve yetkilerini gösterecek şekilde organizasyon yapısını belge haline
getirmesi.
• Sertifikasyon Kuruluşu tarafından Sertifikasyon, yenileme, uzatma, askıya alma
ve geri çekme de dâhil olmak üzere Sertifikasyon sağlarken başvurulan
prosedürlerin tanımlanması
• Sertifikasyon kuruluşu personelinin işe alımı, seçimi, eğitimi ve atanması için
prosedürler (5.1.2 altındaki gibi);
• Sertifikasyon kararına edilen itirazlar ve diğer şikayetler için politika ve
prosedürler; ve
• Kalite Yönetim Sisteminin değerlendirilmesi için politika ve prosedürler (örn. iç
denetimler, yönetimin gözden geçirilmesi).
c) Sertifikasyon kuruluşu kılavuz ve ilgili diğer belgelerin ilgili personel tarafından
erişilebilir olduğundan emin olacaktır.
5.1.5.3. Belge Kontrolü
Sertifikasyon kuruluşu Sertifikasyon faaliyetleriyle ilgili belgelerini kontrol etmek için prosedürler
oluşturup sisteminde bulundurmalıdır. Sertifikasyon kuruluşu özellikle:
a) yetkili ve yeterli personel yoluyla belgelerin yeterliliğini inceleyecek ve orijinal halinin
sisteme koyulmasından önce onaylayacaktır.
b) Düzenlenmiş olan belgeleri düzenleme tarihleriyle birlikte bir liste halinde tutacak ve
güncelleme durumunu bu listede tanımlayacaktır ve
c) Sertifikasyon Kuruluşu faaliyetlerine ilişkin bir işlem yapmaları gerektiğinde uygun
belgelerin Sertifikasyon Kuruluşu personeline sağlandığından emin olmak için bu gibi tüm
belgelerin dağıtımı üzerinde kontrol sahibi olacak ve kullanılmayan belgelerin istemsiz
kullanımının önüne geçecektir.
5.1.5.4. Kayıtların Tutulması ve Yönetimi
a) Sertifikasyon kuruluşu, özellikle başvuru formları, değerlendirme ve yeniden
değerlendirme raporları ve sertifika verme, sürdürme, yenileme, uzatma, askıya alma ya da
geri çekmeye ilişkin diğer belgelere dair Sertifikasyon prosedürlerinin etkinlikle yerine
getirildiğini göstermek amacıyla (elektronik ya da kâğıt belgeler şeklinde) bir kayıt sistemi
sürdürmelidir.
b) Kayıtlar, işlem bütünlüğünü ve bilgi gizliliğini garantiye alacak şekilde tanımlanmalı,
yönetilmeli ve yok edilmelidir.
c) Müteşebbise ait kayıtlar gerekli bilgileri bütün olarak içerek şekilde, denetim raporları
ve Sertifikasyon geçmişi de dâhil olmak üzere güncel olarak tutulmalıdır.
d) Kayıtlar verilen istisnalar, itirazlar ve takip eden faaliyetler için de tutulmalıdır.
e) Kayıtlar, Sertifikasyon prosedürlerinin uygulamasını gösterebilmek amacıyla en az beş
yıl ya da yasanın gerektirdiği süreyle tutulmalıdır.
5.1.5.5. İç Denetim ve Yönetimin Gözden Geçirilmesi
Sertifikasyon kuruluşu kalitesini devamlı olarak iyileştirmeyi amaçlamalı ve buna ulaştığını
gösterebilmelidir. Verilen Sertifikasyon hizmetinin türü, kapsamı ve hacmi doğrultusunda iç
denetimlerini gerçekleştirmeli ve yönetimin gözden geçirilmesi işlemlerini yürütmelidir.
a) Özellikle, kalite sistem ve prosedürlerinin etkin bir şekilde uygulandığını doğrulamak için
tüm prosedürleri planlı ve sistematik bir şekilde belirli aralıklarla gözden geçirmelidir. Belirli
aralıklarla gerçekleştirilen performans değerlendirmeleri de bunun bir parçası olmalıdır.
b) Kalite iyileştirilmesinin amacına ulaşmasını güvenceye almak için incelemeler arasındaki
süre kısa tutulmalıdır. Kalite incelemelerine ait kayıtlar muhafaza edilmelidir.
c) Değerlendirme, denetim ve sertifikasyondan sorumlu personelin performans
değerlendirmeleri yılda bir kere gerçekleştirilmelidir.
5.1.5.6. İtiraz ve Şikâyetler
Sertifikasyon kuruluşu, Sertifikasyon işlemlerinin yönetilmesiyle ilgili olarak ya da bununla alakalı
herhangi bir konuda müteşebbislerden ya da diğer taraflardan alacağı itiraz ve şikayetlerin çözümü
için politika ve prosedürlere sahip olmalıdır. Sertifikasyon kuruluşu, özellikle:
a) İtiraz ve şikâyetlerin çözümünü takiben uygun faaliyetlerde bulunacaktır;
b) Yapılan faaliyeti ve etkisini belgelendirecektir.
5.2. GMO FREE TURKISH COTTON Belgelendirilmesi İçin Şartlar
5.2.1. Başvuru prosedürleri
5.2.1.1. Müteşebbisler için Bilgi
Sertifikasyon kuruluşu müteşebbislere Sertifikasyon işlemleri yürütülürken başvurulması gereken
güncel prosedürleri tanımlamalıdır. Sertifikasyon kuruluşu müteşebbisleri şu konularda
bilgilendirmelidir:
a) Ücretlendirme ve muhtemel yaptırımların da dâhil olduğu sözleşme şartları;
b) Temyiz prosedürü dâhil olmak üzere müteşebbisin hak ve sorumlulukları;
c) GMO Free Turkish Cotton standardının güncel sürümü ve MARKA SAHİBİ tarafından
yayımlanan eşdeğer belgeler;
d) Prosedür ve standartların düzenli güncellemeleri de dâhil olmak üzere program
değişiklikleri;
e) Sertifikasyon süresince Sertifikasyon Kuruluşu tarafından başvurulan değerlendirme ve
denetim prosedürleri; ve
f) Sertifikasyon kuruluşu GMO Free Turkish Cotton’a uygunluğunun onaylanabilmesi için
tutulması gereken belgeler hakkında müteşebbisi bilgilendirmelidir.
5.2.1.2. Başvuru Formu ve Müteşebbis Sorumlulukları
Sertifikasyon Kuruluşu müteşebbisin yetkili temsilcisi tarafından başvuru formunun tamamlanarak
imzalı bir şekilde iletmesini talep etmelidir. Değerlendirme ve uygun personel atanması amacıyla
Sertifikasyon Kuruluşu, müteşebbislerden:
a) Sertifikasyon kuruluşu tarafından talep edilen, sertifikalandırılacak üretim, ürün, tesis ve
taşeronların tanımı da dâhil olmak üzere istenen sertifika kapsamı hakkında bilgi
sağlamalıdır;
b) Daha önce herhangi bir Sertifikasyon Kuruluşunun başvurularını reddedip etmediği ve
bu reddin sebebine dair bilgi sağlamalıdır. Buna ek olarak, eğer bu standart için bir
değerlendirme yapıldıysa, müteşebbis son değerlendirme raporunun bir kopyasını tedarik
etmelidir. Müteşebbisin kapanmamış uygunsuzlukları olması durumunda bu
uygunsuzluklar yeni Sertifikasyon Kuruluşu tarafından takip edilmelidir.
c) Geçmişte yapmış oldukları herhangi bir başvuru, alınan onay; askıya alınan ya da geri
çekilen ya da sona eren onaylar hakkında bilgi sağlamalıdır;
5.2.2. Değerlendirme
5.2.2.1. Kapsam
a) Sertifikasyon kuruluşu gerekli düzenlemelerin yapılabilmesi amacıyla değerlendirme
faaliyetleri için bir plan yapmalıdır.
b) Sertifikasyon kuruluşu, müteşebbisleri geçerli olan bütün Sertifikasyon şartlarına karşı
değerlendirmelidir. Değerlendirme; belgelerin incelemesi ve bir saha denetim ziyaretinden
oluşur.
5.2.2.2. Başvuru Değerlendirmesi ve Denetim Hazırlığı
a) Denetim öncesinde Sertifikasyon Kuruluşu Sertifikasyon işlemlerinin
yürütülebileceğinden ve Sertifikasyon kapsamına bağlı olarak başvurunun
alınabileceğinden emin olmak için başvuru belgelerini incelemelidir.
Özellikle, Sertifikasyon kuruluşu aşağıdaki şartların sağlanıp sağlanmadığını inceleyecektir:
• Müteşebbis tarafından sunulan belgelerin tam olması;
• Müteşebbisin tüm Sertifikasyon şartlarını karşılayabilir görünmesi (GMO Free Turkish
Cotton ve diğer geçerli prosedürlere uyum açısından);
b) Sertifikasyon kuruluşu yukarıda belirtilen 5.1.2 ve 5.1.3 şartlarının değerlendirmesi için
nitelikli personel atamalı ve yapılacak işle alakalı olan belgeleri atanan personele
sağlamalıdır;
c) Sertifikasyon kuruluşu, denetmenleri bir önceki denetime ait uygunsuzluklar ve talep
edilen ilgili düzeltici faaliyetler hakkında bilgilendirmelidir. Kapatılan uygunsuzlukların
onaylanabilmesi amacıyla denetmenler düzeltici faaliyetlerin durumunu yerinde takip
etmelidir.
5.2.2.3. Denetim Protokolü
Denetim, müteşebbise ait olan bilgi ve Sertifikasyon şartlarına uygunluğun değerlendirilmesi
amacıyla yapılır. Ayrımcılık olmaksızın, objektif bir denetim yapabilmek amacıyla belirlenmiş bir
protokol takip edilmelidir.
Saha denetim protokolü, geçerli olması kaydıyla denetlenen müteşebbis için en azından aşağıdaki
noktaları üstlenmelidir:
a) İşleme ve depolama ünitelerine yapılan denetimlerle işletme sistemini
değerlendirmelidir (gerekli görüldüğü takdirde sertifikalı olmayan alanların da ziyaret
edilmesini kapsayabilir).
b) Ürün akışını onaylamak için tutulan kayıtlar ve muhasebe hesapları incelenmelidir.
(girdi/çıktı mutabakatı ve geri izleme);
c) Kimyasal girdilerin (boyar ve yardımcı maddeler) ve kullanılan aksesuarların denetimi ve
GMO Free Turkish Cotton’un uygulanabilir kriterlerine uygunlukları değerlendirilmelidir;
d) Ürün bütünlüğüne tehdit oluşturan alanlar tanımlanmalıdır;
e) Islak işlem yapan işletmelerin atık su arıtma tesisleri denetlenmelidir;
f) Operatör tesadüfi örnekleme yaparak kirlenme ve kalıntı testi politikasının risk
değerlendirmesinin doğrulamalıdır; bu, potansiyel kirlenme veya uygunsuzluk şüphesi
durumunda kalıntı testi için numune alınmasını da içermelidir.
g) Standartta belirlenen minimum sosyal kriterlere uygunluğun onayı. Denetim protokolü
özellikle şunları içermelidir:
– İşlem ve depolama ünitelerinin, tuvaletlerin, dinlenme alanlarının ve şirketin
çalışan erişimine açık diğer alanlarının denetimi
– Yönetimle görüşme ve çalışanlar ve çalışanların temsilcileriyle yapılan gizli
görüşme
– Çalışan personel listesi, işçi sözleşmeleri, bordrolar, vardiya ve çalışma saati
protokolleri, yaş doğrulaması, sosyal sigorta belgeleri gibi personel dosyalarının
incelenmesi
h) Standartlardaki değişikliklerin ve ilgili şartların etkin bir biçimde uygulanması
onaylanmalıdır ve
i) Düzeltici faaliyetlerin yürütüldüğü onaylanmalıdır
5.2.2.4. Yüksek Risk Durumlarına Yönelik Özel Şartlar
Sertifikasyon kuruluşu, GMO Free Turkish Cotton Belgelendirilmesine özel belirli durumlarda
bulunan yüksek riskler için Sertifikasyon prosedürlerini iyileştirecek ve uyarlayacaktır.
Potansiyel yüksek risk durumları ve ilgili önlemler şunları içermelidir:
a) GMO Free Turkish Cotton belgelendirilmiş ve belgelendirilmemiş ürünlerin paralel işlem
görmesi: Organik ürünlerin standarda uymayan ürünlerle karışımını ya da bulaşmasını
önlemek adına, Sertifikasyon Kuruluşu yaş terbiye, depolama ve satışa yönelik ve
belgelendirilmiş olan ve olmayan ürünler arasında yapılan ayırma işlemlerine ait belgeleri
onaylamalıdır. Ürünlerin gözle görülür bir farkı olmadığı durumlarda, riski azaltmak için
özel önlemler alınmalıdır.
b) Belgelendirilmiş bir müteşebbis, benzer kapsamları içeren bir standarda göre başka bir
Sertifikasyon Kuruluşu tarafından sertifikalandırıldıysa, Sertifikasyon Kuruluşu sertifikaların
kötüye kullanımını engellemek için diğer Sertifikasyon Kuruluşlarıyla bilgi paylaşımında
bulunmalıdır.
5.2.2.5. Raporlama
Sertifikasyon kuruluşu değerlendirme bulgularını, kendi prosedürlerine göre müteşebbise rapor
olarak iletmelidir. Denetim sonuçlarını içeren raporlar ve geçerliyse uygunsuzlukların nihai durumu
elektronik olarak sertifikasyonun bildirimiyle birlikte müteşebbise teslim edilmelidir.
a) Denetim raporları denetlenen işletmenin türüne uygun bir formatta yapılan üretim
işlemlerini ya da ticaret sisteminin denetim sonuçlarını içermelidir. Rapor tarafsız bir
şekilde hazırlanmış, objektif ve anlaşılabilir olmalıdır.
b) Denetim raporu standartların geçerli olan ilgili yönlerini kapsamalı ve müteşebbis
tarafından sağlanan bilgilerin doğruluğunu teyit etmelidir.
Rapor şunları içermelidir.
– Sertifikasyon şartlarına uygunlukla ilgili elde edilen bulgular,
– Görüşülen çalışanlar, ziyaret edilen tesisler, denetimin tarih ve süresi,
– İncelenen belgelerin türleri
c) Sertifikasyon kuruluşu geçerli olan şartlara uygunluk için kapatılması gereken
uygunsuzluklar hakkında müteşebbisi geciktirmeden bilgilendirmelidir.
d) Sertifikasyon kuruluşu; müteşebbis tarafından alınan düzeltici faaliyetlerin etkinliğini
takip etmeli, alınan önlemlerin belgelerini temin etmelidir.
5.2.3. Sertifikasyon Kararı
Sertifikasyon kararları denetim tarihini müteakip 60 gün içinde verilmelidir.
5.2.3.1. Sorumlulukların Ayrımı
Sertifikasyon kuruluşu Sertifikasyon kararlarının, denetimi gerçekleştiren kişi(ler) den farklı kişi(ler)
ya da komite tarafından alındığından emin olmalıdır.
5.2.3.2. Kararın Temeli
Denetim ve değerlendirme sürecinde toplanan bilgiler kullanılarak müteşebbisin GMO FREE
TURKISH COTTON Sertifikasyon şartlarına uygunluğuna karar verilir.
5.2.3.3. Sertifikasyon
Sertifikasyon kararlarına temel oluşturan kanıtlar da dokümantasyona dâhil edilecektir.
5.2.3.4. Uygunsuzlukların Yönetimi
a) Sertifikasyon kararları minör uygunsuzlukların belirlenmiş bir süre içinde kapatılması
koşulunu içerebilir. Majör uygunsuzluk durumlarında, düzeltici faaliyetlerin uygulanması
teyit edilene kadar Sertifikasyon kararı alınmaz ya da askıya alma işlemi yapılabilir. Ciddi
uygunsuzluk durumlarında sertifikasyon reddedilebilir ya da geri çekilebilir.
b) Sertifikasyonun reddi, geri çekilmesi ya da askıya alınması için gösterilen sebepler
Standardın hangi kriterlerini ya da diğer Sertifikasyon şartlarını ihlal ettiğini açık bir şekilde
belirtmelidir.
c) Sertifikasyonun reddi ya da geri çekilmesine neden olarak sahtecilik tespiti varsa,
Sertifikasyon Kuruluşu vakit kaybetmeden MARKA SAHİBİ’ne bildirmelidir. MARKA SAHİBİ
bu gibi müteşebbislere uygulanan yaptırımları onaylı Sertifikasyon Kuruluşlarına bildirip
belirlenmiş bir süre için Sertifikasyon hizmeti verilmemesini talep etmelidir.
5.2.3.5. Sertifikasyon Şartları İstisnaları
a) Sertifikasyon şartlarına istisna olarak belirlenen uygulamalar olabilir:
Küçük çaplı düşük risk potansiyeli olan taşeronlar ve tüccarlar için denetim periyodu ya da
MARKA SAHİBİ’nin belirleyeceği diğer kurallar olabilir.
b) Sertifikasyon kuruluşu Sertifikasyon şartlarına istisnai durumlar için prosedür
geliştirmelidir. İstisnai durumların nedenleri prosedürde açıklanmalıdır.
5.2.3.6. Sertifikasyon Belgelerinin Düzenlenmesi
a) Sertifikasyon Kuruluşu denetimini yaptığı müteşebbis için Sertifikasyon kararı alınmasını
müteakip ‘Standardın belirlemiş olduğu taslağa göre Kapsam Sertifikası” düzenlemelidir.
Sertifikalandırılan müteşebbisin taşeron işletmelerinde yapılan imalat ve ilgili işlemler
düzenlenen kapsam sertifikasının eklerinde listelenecektir.
b) Kapsam Sertifikasının geçerlilik süresi düzenlenme tarihinden sonra 16 ayı
geçmemelidir.
5.2.4. Sertifikanın Uzatılması ve Yenilenmesi
5.2.4.1. Değerlendirmenin Sürekliliği
a) Sertifikasyon kuruluşu müteşebbisleri GMO Free Turkish Cotton’a uymaya devam edip
etmediklerini kontrol etmek amacıyla düzenli olarak yeniden değerlendirmelidir. Düzeltici
faaliyetlerin uygulanıp uygulanmadığını takip etmek amacıyla yürürlükte olan
mekanizmalar bulunmalıdır.
b) Sertifikasyon kuruluşu değerlendirmelerindeki devamlılıkla ilgili faaliyetlerini raporlayıp
belgeleyecek ve müteşebbisleri Sertifikasyon durumlarıyla ilgili bilgilendirecektir.
c) Yeniden değerlendirme genellikle 5.2.2’de taslağı verilen prosedürleri takip edecektir
(yani, Değerlendirme). Ancak, Sertifikasyonun yenilemesi amacıyla yapılan yeniden
değerlendirme riske ilişkin belirli önlemler üzerine yoğunlaşabilir ve 5.2.2’de belirtilen
prosedürlerin tamamını tekrar etmeyebilir.
5.2.4.2. Denetim Sıklığı
a) Genellikle GMO Free Turkish Cotton (ref. Bölüm 4.1)’de belirtilen kriterlere uygun
olarak sertifikalandırılması gereken müteşebbisler yılda en az bir kere denetlenmelidir.
Sadece sertifikalı ürün alım-satımı yapan tüccarlar uzaktan denetim programına alınabilir.
Bunun için ilk sertifikasyon denetimi ofiste, 2. yıl uzaktan denetim, 3. yıl ofis denetimi, 4. ve
5. yıllar uzaktan ve 6. yıl ofis denetimi, müteakiben her 3 yılda bir ofis denetimi, aradaki 2
yıl uzaktan denetim şeklinde devam etmelidir.
b) Uzaktan denetim gibi istisnaların uygulanacağı durumlar yapılan saha denetimleri
esnasında belirlemelidir.
c) Sertifikasyon Kuruluşu müteşebbislerin yıllık denetimlerine ilave olarak, habersiz
denetimler de yapmalıdır. Habersiz denetim müteşebbis sayısının %5 ne tekabül
etmelidir. Minimum sayı 2 müteşebbis olmalıdır.
5.2.4.3. Müteşebbis Tarafından Yapılan Değişikliklerin Bildirilmesi
a) Sertifikasyon kuruluşu müteşebbislerin 5.2.1.2’ye istinaden iletmiş olduğu bilgilerde
değişiklik olması durumunda bilgilendirmelerini talep etmelidir.
b) Sertifikasyon kuruluşu haber verilen değişikliklerin daha ayrıntılı incelenmesine ihtiyaç
duyup duymadığına karar vermelidir. İlave inceleme gerektiren durumlarda üretilmiş
sertifikalı ürünlerini müteşebbis piyasaya sürmeyecektir.
c) Hâlihazırda verilmiş bir kapsam sertifikası içeriğinde değişiklik talebi olması durumunda,
Sertifikasyon Kuruluşu değişikliğin yapılıp yapılmamasına karar vermek amacıyla hangi
değerlendirme prosedürünü kullanacağına karar vermeli ve bu prosedüre göre hareket
etmelidir.
5.2.4.4. Sertifikasyon Şartlarındaki Değişiklikler
a) Sertifikasyon kuruluşu Sertifikasyon şartlarında yapılan değişikliklerle ilgili olarak
müteşebbislerini vakit kaybetmeden bilgilendirmelidir.
b) Sertifikasyon Kuruluşu müteşebbisin bildirilmiş olan değişiklikleri, verilen uygulama
süresi içinde, zamanında, uyguladığını onaylamalıdır.
5.3. Tekstil Yardımcı Maddelerinin (kimyasal girdiler) Değerlendirilmesi
Tekstil işletmelerinde kullanılan tekstil boyar madde ve kimyasallarının ZDHC ye uygunluk
değerlendirmeleri Sertifikasyon Kuruluşunun istihdam ettiği konu uzmanı kimyagerler tarafından
yürütülmelidir.
5.3.1. Başvuru Prosedürleri
5.3.1.1. Müteşebbisler İçin Bilgi
Tekstil kimyasallarının değerlendirilmesi işlemleri 5.3 maddesindeki kriterlere uygun olarak
yürütülmelidir.
Kullanılan kimyasallar ve boyar maddeler uluslararası geçerliliği olan ZDHC ve / veya Organik Tekstil
Standardı (GOTS) onay prosedürüne göre onaylanmış olmalıdır. Onay listeleri ve/veya diğer ilgili
kanıtlar müteşebbis tarafından değerlendirilmek üzere Sertifikasyon Kuruluşuna tedarik
edilmelidir.
Söz konusu değerlendirme sahaya çıkmadan önce masa başında tamamlanmış olmalıdır.
Denetmen müteşebbisin beyan etmiş olduğu kimyasal madde listelerine ait ürünleri saha
denetiminde teyit etmelidir.
Müteşebbis söz konusu kimyasal ve boyar maddelere ait onaylarında meydana gelecek
değişiklikleri takip ederek Sertifikasyon Kuruluşuna bilgi vermelidir. Onayını kaybeden ürünlerin
sertifikalı üretimlerde kullanımına derhal son verilmeli ve ürünlerin isimleri Sertifikasyon Kuruluşuna
bildirilmelidir.
5.4. GMO Free Turkish Cotton Onaylı Sertifikasyon Kuruluşları İçin Özel Koşullar
5.4.1. Yıllık Ücret
Sertifikasyon kuruluşu, Lisans ve Etiketleme Kılavuzu ve ‘Sertifikasyon Kuruluşu Sözleşmesi’nde ön
görülen şekilde denetlenen veya sertifikalandırılan tesis başına MARKA SAHİBİNİN belirleyeceği
yıllık (tam olmayan takvim yılları da dâhil olmak üzere) ücreti ödeyecektir. Söz konusu ücret
işletme başına denetim ücretinin %10’u kadardır.
Ödeme üçer aylık dönemler halinde marka sahipleri tarafından kurulmuş yönetici şirketin hesabına
yatırılacaktır.
Marka sahibinin her zaman bu maddede değişiklik yapma hakkı saklıdır.
5.4.2. Lisans Ücretinin Tahsilatı
Sertifikasyon kuruluşu MARKA SAHİBİ adına belirlenmiş olan Lisans Ücretini toplayacak ve bunları
Lisans ve Etiketleme Kılavuzu ve ‘Sertifikasyon Kuruluşu Sözleşmesi’nde tespit edildiği şekilde
MARKA SAHİBİ ne fatura karşılığı ödeyecektir.
5.4.3. Rekabet
Onay verilen Sertifikasyon Kuruluşları kendi aralarında denetim ve Sertifikasyon ücretleri
konusunda denetimin kalitesini düşürecek şekilde rekabete girmemelidirler. Bu konuda MARKA
SAHİBİ tarafından belirlenen ücret listesini dikkate almalıdırlar.
Sertifikasyon İşlemlerinin Ücretlendirilmesi Kapsam 1 ve Kapsam 2 için geçerlidir:
Denetim Ücreti İşletme Başına: Tekstil, Hazır giyim ve Çırçır İşletmeleri için, Kapsam ve Transaction
sertifika ücretleri yıllık enflasyon oranına göre belirlenecektir.
5.4.4. Halka Açık Veri tabanı, Faaliyet Raporları
a) Sertifikasyon kuruluşları GMO Free Turkish Cotton veri tabanını, belgelendirilmiş olan
müteşebbislere ait talep edilen bilgileri (örn. İsimler, adresler, iletişim bilgileri, ürün
tanımları, işletme alanı ve sertifikasının geçerlilik süresini) girerek her zaman için güncel
tutmalıdır.
b) Sertifikasyon Kuruluşları bir önceki takvim yılına ait, denetlenmiş ve/veya
sertifikalandırılmış müteşebbisler ve sertifikasyondan vazgeçen müteşebbislerin bir listesini
yıllık faaliyet raporu olarak, 31 Ocak tarihine kadar MARKA SAHİBİ ye gönderilmelidir.
c) Sertifikasyon Kuruluşları, GMO Free Turkish Cotton Teknik Komitesinin isteği üzerine
denetim ve Sertifikasyon faaliyetleriyle ilgili detaylı bilgileri GMO Free Turkish Cotton
Teknik Komitesine bildirmelidir. Bildirimi yapılan faaliyetlerin GMO Free Turkish Cotton
prosedürü ve ilgili diğer rehberlerine, Teknik Komite tarafından düzenlenmiş prosedür,
kural ve tavsiyelerine uyup uymadığı konusunda değerlendirilmesi yapılacaktır. Teknik
Komite üyeleri bu bilgilerin tamamı için gizlilik esasına uygun davranacaktır.
d) Sertifikasyon Kuruluşları Standarda ait kalite güvence ve etiketleme sisteminin
uygulanmasıyla ilgili şikâyetleri takip edebilmek amacıyla Standardın şikâyet değerlendirme
sorumlusuna iletecektir.
5.4.5. Diğer Sertifikasyon Kuruluşlarıyla İş birliği
Sertifikasyon Kuruluşları Komitesinin üyeleri, GMO Free Turkish Cotton Standardının uluslararası
düzeyde eşit bir şekilde uygulanması ve denetlenmesini sağlamak amacıyla, Standart Geliştirme ve
Kalite Güvence yöneticisinin gözetiminde iş birliği içerisinde birlikte çalışırlar