Standart

GMO FREE TURKISH COTTON
Transaction Sertifika (TC) Düzenleme Prosedürü

MARKA SAHİBİ İzmir Ticaret Borsası, Ulusal Pamuk Konseyi, İstanbul Tekstil ve Hammaddeleri
İhracatçıları Birliği tarafından hazırlanmıştır.
Hazırlayan MARKA SAHİBİ
Adres: İzmir- Türkiye
Tel / Fax 0232 481 11 65
Email info@itb.org.tr , info@upk.org.tr
Websayfası www.gmofreeturkishcotton.org

Transaction Sertifika (TC) Düzenleme Prosedürü
Amaç
Bu prosedür, onaylı Sertifikasyon Kuruluşlarının (CB), GMO Free Turkish Cotton standardına uygun
olarak Transaction Sertifikası düzenlerken takip etmesi gereken kuralları belirler. Bu prosedür ve buna
bağlı taslakların amacı, TC başvurusu yapan müteşebbis, TC düzenleyen Sertifikasyon Kuruluşu ve TC
kullanan müşterilerinin aynı prosedür ve sertifika formunu kullanmalarını sağlamaktır. Bu durum
belgelendirme süreçlerinde yaşanacak olası karışıklıkları önleyecektir.
Bu prosedür yürürlüğe girdiği tarihten itibaren uygulanmak zorundadır.
Belgenin Aslı
Onaylanmış Sertifikasyon Kuruluşu (CB), düzenleyeceği TC belgesinin yazılı nüsha, dijital nüsha, ya da
iki seçeneğin birden mi kullanıldığını MARKA SAHİBİ ne bildirmelidir. Eğer asıl belge dijital nüshaysa,
müteakip cümle sertifikanın en altına eklenmelidir:
“Elektronik olarak hazırlanan bu belge geçerli asıl nüshadır.”
TC düzenleyen Sertifikasyon Kuruluşu (CB) TC’nin asıl nüshasında hangi tür (özgün) güvenlik önlemleri
kullanıldığını detaylı olarak bildirmelidir. (antetli kağıt, filigran vb.) Dijital nüshalar güvenli PDF
biçiminde hazırlanmalıdır. Sertifikasyon Kuruluşu (CB) aynı zamanda TC’lerin doğruluğunun derhal
onaylanabilmesi için iletişim detaylarını (şayet varsa araçları) sağlamalıdır. MARKA SAHİBİ bu bilgiyi
bütün onaylı Sertifikasyon Kuruluşlarının (CB) istifadesine sunar. Asıl nüshalar yazılı ya da dijital olarak
kabul edilebilir. Sertifikasyon sürecindeki verimliliği artırmak ve olası masrafları azaltmak amacıyla
dijital nüshaların kullanımı teşvik edilmektedir.
Bir Transaction Sertifikasıyla Birden Fazla Sevkiyat Olması
a) Müteakip koşullar sağlandığı sürece tek bir transaction sertifikasıyla (TC) birden fazla sevkiyat
bulunmasına izin verilmektedir: Sertifikasyon Kuruluşu (CB) satıcıya, mutabık olunan sayıdaki
sevkiyat ve/veya zaman diliminde kullanılmak üzere, tek bir Transaction Sertifikası kullanması
için yazılı olarak izin verir. (bu münferit bir dosya için olabildiği gibi genel bir kural da olabilir)
b) Satıcı alıcıya, bir değişiklik gerektiği durumda yanıt verebilecek yeterli zaman vermek için, alıcıyı
Transaction Sertifikasının açık olacağı zaman dilimi hususunda bilgilendirmek zorundadır. Alıcı
dilediği zaman daha kısa bir zaman dilimi talep etme ya da her sevkiyat için bir Transaction
Sertifikası talep etme ve satıcının Sertifikasyon Kuruluşunun, her bir Transaction Sertifikasına
karşılık gelen birden fazla sevkiyata izin verdiğine dair yazılı kanıt talep etme hakkına sahiptir.
.
c) Bütün sevkiyatlar aynı satıcı tarafından aynı adresten yollanmalı (3. Kutu) ve ürünler aynı son
işlemci tarafından üretilmelidir.
d) Bütün sevkiyatlar aynı alıcıya satılmalıdır (7. Kutu). Birden fazla sevkiyatı kapsayan tek bir
Transaction Sertifikası’ın farklı alıcılara/teslim adreslerine gönderildiği durumlarda Transaction
Sertifikası, her sevkiyatın detayları (ürünler, miktarlar) tekabül eden alıcı/teslim adresiyle
bağlantısını açıkça belirtmelidir. Bu bağlamda 8. ve 9. Kutularda talep edilen bilgiler, sırasıyla
10. ve 17. Kutuda verilebilir. Bu durumda 8. ve. 9. Kutuda kullanılacak olan metin sırasıyla “see
box 10” ve “see box 17” olacaktır.
e) Tek bir Transaction Sertifikası’a karşılık olabilecek azami sevkiyat sayısı 100 (yüz)’dür.
f) Tek bir Transaction Sertifikası’ın kapsayacağı azami zaman dilimi 3 (üç) aydır.
Kılavuz: TC düzenleme zaman dilimi olarak genellikle 1 aylık zaman dilimi uygun kabul
edilebilir. Ancak bazı durumlarda 3 aylık zaman dilimi gerekebilir.
g) Transaction Sertifikası’nın, satıcının kapsam sertifikasının geçerlilik tarihini geçecek şekilde açık
kalamayacağı unutulmamalıdır (Sertifikanın geçerliliği kapsam Sertifikasında belirtilir)
Sertifikalı Perakendecilerin Dâhil Edilmemesi
Sertifikalı perakendecilerin transaction Sertifikaları teslim alması ve saklaması zorunluluğu,
ürünlerde perakendecinin lisans numarasından ziyade tedarikçi/üretici lisans numarası olduğu
sürece, hariç tutulur.
Yüzde Yüz İştiraklerin Dâhil Edilmemesi
Bazı firmalarda, dâhili sebeplerden dolayı, mallara sahip olan tali şirketler barındırırken sadece ana
şirketlerin geçerli Kapsam Sertifikası bulunur. Bu tarz durumlarda yüzde yüz iştirakler transaction
Sertifikasının teslim alınması, saklanması (ve sağlanması) zorunluluğundan muaf tutulabilir.
Bunun yerine, malın yüzde yüz iştirakler tarafından aracı mülkiyetine ya da hangi yüzde yüz iştirakin
yasal alıcı olduğuna bakılmaksızın, tek bir transaction Sertifikası ana şirket tarafından teslim alınır
ya da tanzim edilir. Tali şirketler, transaction Sertifikasının 7. ve 8. Kutusunda belirtilmelidir. Ana
şirket, mal akışındaki bütün mülkiyetleri kayıt altına almalı; bu kayıt da sertifiker tarafından
onaylanmalıdır.
Bu hariç tutma işlemi eğer mallar tekrar paketlenmiş, tekrar etiketlenmiş ya da mevzubahis tali
şirketler tarafından ya da onlar adına işlenmişse geçerli değildir.
Taslak
Marka Sahibi bur TC taslağı sunar ve hazırlamaları için Sertifikasyon Kuruluşlarına verir.
Müteakip başlıklarda Transaction Sertifikasının hazırlanmasıyla ilgili kutuların içeriklerine dair
açıklamalar verilmiştir.
1nci Sayfa
Başlık
Belgenin adı “Transaction Sertifikası” dır. Eşanlamlı kelimeler kullanılmamalıdır.
Listelenen ürünler için TC düzenlenmelidir.
1nci Kutu
TC’yi tanzim eden Sertifikasyon Kuruluşunun adı ve adresi
2nci Kutu
2a ─ Sertifikasyon Kuruluşunun lisans kodu, Marka Sahibi tarafından sağlanır. Bu
numara ilgili standardın kısaltması, Sertifikasyon Kuruluşunun adı ve Sertifikasyon Kuruluşunun
standarda kabulünün kronolojik sırasına göre üretilmiş bir seri numaradan oluşur.
(örneğin GMOFREE-ETKO-01 vs.)
2b ─ Sertifikanın referans numarası iki bileşenden oluşur:
• Birinci bileşen satıcının lisans (ya da kontrat) numarasıdır (3. Kutuda
detaylandırılır). Bu numara Lisans sahibi için Uygunluk Sertifikası (Kapsam
Sertifikası)’da kullanılanla aynı olmalıdır.
• İkinci bileşen, TC’leri birbirinden ayırt etmesi amacıyla Sertifikasyon Kuruluşu
tarafından üretilen özgün bir numaradır.
3ncü Kutu
Sertifikalı ürünlerin satıcısının adı ve adresi
▪ Satıcı, Uygunluk Sertifikası (Kapsam Sertifikası)’ın 1. sayfasında belirtilen lisans
sahibinin adresi ya da diğer tesislerinden biri olabilir.
▪ Taşeron bir kuruluş ürünlerin satıcısı olamaz.
▪ Yüzde yüz iştirakli bir marka ya da perakendecinin hariç tutulması durumunda, ana
şirketin adı ve adresi, taşeronun yanında verilmeli, ayrıntılı bilgi 7. ve 8. Kutularda
verilmelidir.
4ncü Kutu
Listelenen sertifikalı ürünlerin denetimini yapan firmanın adı ve adresi: Denetim yapan
kuruluş ile TC’yi tanzim eden Sertifikasyon Kuruluşu farklı olabilir (örneğin Sertifikasyon
Kuruluşu’nun başka bir ofisi ya da taşeron).
5nci Kutu
Onaylı ürünlerin son işlemcisi ve adresi: Bu bilgi zorunlu değildir. Satıcının talebi
üzerine boş bırakılabilir (örneğin satıcı (taşeron) işlemcisinin adını açıklamak
istemeyebilir).
6ncı Kutu
Onaylı ürünlerin sevk edildiği ülke.
7nci Kutu
Onaylı ürünlerin alıcısı ve adresi.
8nci Kutu
Malların sahibinin adı ve ürünlerin teslim edileceği adres (Bu bir işlemci ya da bir depo
olabilir). Eğer birden fazla mal sahibi varsa, bunlar 18. Kutuda detaylandırılmalıdır.
9. Kutu
Onaylı ürünlerin teslim edileceği ülke (= 8. Kutudaki mal sahibinin olduğu ülke).
Şayet birden fazla mal sahibi varsa, varış ülkeleri bu kutuda detaylandırılmalıdır.
10. Kutu
Her sevkiyattaki sertifikalı ürünlerin açıkça belirtilmesi amacıyla detaylı bilgilerin
verildiği kutudur. (resmi fatura / taşıma belgelerine ait bilgilere atıfta bulunulur)
Asgari bilgi:
Ürünlerin isimleri ve miktarları, faturada belirtildiği gibi
▪ Başka bir kapsamda belgeliyse (örneğin ‘organic (in conversion)’ ya da ‘made
with organic (in conversion)
▪ Ürün veya ürünlerin iplik materyali karışımı (üründeki her ipliğin ağırlığa göre
yüzdesi)
▪ Her sevkiyattaki ürünlerin brüt ve net ağırlığı (Yalnızca TC’nin birden fazla
sevkiyat içerdiği durumlarda gereklidir)
▪ Fatura numarası ve tarihi
▪ Taşıma belgesi numarası ve tarihi
Eğer TC’nin bütün bilgilerini tek bir sayfaya sığdırmak için yeterli yer yoksa 10. Kutu 2.
Sayfadan devam edebilir. Bu durumda 10. Kutuya “Information is continued in box 17 on
page 2 of this TC” ibaresi eklenmelidir.
Not: Özellikle çoklu sevkiyat TC’lerinde yukarıda bahsedilen asgari bilgi çok büyük olabilir. Eğer
bilgi (ya da bir kısmı) ilgili faturalar/taşıma belgelerinde açıkça bulunabiliyorsa, bütün bu
bilgileri 10 ve 17. Kutulara aktarmak gerekli görülmez fakat bu bilgilerin bulunabileceği ilgili
faturalara/taşıma belgelerine fatura ve taşıma belgesi ve tarihi verilerek atıfta
bulunulması kabul edilebilir. Bu seçeneği kullanmanın ön şartı, atıfta bulunulan ürünlerin
alakalı faturalarda/taşıma belgelerinde açıkça onaylanmış olması ve ilgili satıcı, alıcı ve
sertifikasyon kuruluşlarının kabul edebileceği ve işlem yapabileceği şekilde olmasıdır.
11nci Kutu
TC’de ele alınan ürünlerin Kg bazındaki ambalaj dâhil toplam ağırlığı.
12nci Kutu
TC’de ele alınan ürünlerin Kg bazındaki ambalajlama hariç toplam ağırlığı.
13ncü Kutu
Ürünlerin Kg bazındaki ticari ağırlığı
▪ İplik iklimsel koşullara bağlı olarak nem içeriği değişebilir. Bu tür durumlar
ürünün ticari ağırlığının belirlenmesi gerektiğinde izah edilebilmelidir.
14ncü Kutu
Taslakta öngörülen açıklama kullanılmalıdır.
15nci Kutu
GMO Free Turkish Cotton kapsamına ilave olarak başka bir Standard sertifikasyonu söz
konusu olduğunda standardın ismi eklenmelidir
16ncı Kutu
Tanzim tarihi ve yeri, 1. Kutuda belirtilen Sertifikasyon Kuruluşunun yetkili kişisinin
imzası, bu kişinin adı, Sertifikasyon Kuruluşunun renkli damgası ve standardın renkli
logosu.
2nci Sayfa
İkinci sayfa kutu 2b’de belirtilen, TC’nin referans numarasının tekrarıyla başlar.
17nci Kutu
Başlık: Annex to Box 10. 10. Kutuda detayları verilen sevkiyat ve onaylı ürünlerin bilgisi
bu kutuda devam eder.
18nci Kutu
Bu kutu, 8. kutuda verilen bilgilere ek olabilecek bilgileri içerebilir.
19ncu Kutu
Bu kutu şu açıklamayı içermelidir: “This transaction Certificate does not entitle the
buyer / consignee of the goods to use the GMO Free Turkish Cotton or logo without express
written approval from certifiers under reference to the GMO Free Turkish Cotton “Licensing
and Labelling Guide”.
20nci Kutu
20. kutu yetkili kişinin imzasını, adını, Sertifikasyon Kuruluşunun damgasını ve standardın logosunu, 16. Kutuda açıklandığı şekilde içerir.